Automatización de solicitud de
viáticos y comprobación de gastos
Automatización de solicitud de viáticos y comprobación de gastos
Perfiles de puesto Involucrados
Asesor comercial, Tesorería y/o Administración, Gerencia Comercial.
Giro de la Empresa
Manufactura
El proceso de solicitud de viáticos y la comprobación de gastos de algunas empresas aún se sigue realizando de forma manual, lo que resulta en una gestión lenta y compleja para el equipo comercial, administración, y tesorería. La tramitación de las solicitudes, la aprobación y la documentación consumen mucho tiempo de los colaboradores y genera problemas de dispersión de información.
Es por ello la importancia de adoptar tecnología que ayude a las empresas a automatizar sus procesos y optimizar sus recursos.
Documentación dispersa en diversos repositorios y personas
Tiempos prolongados de espera para las aprobaciones.
Falta de visibilidad en el proceso
Proceso no digitalizado y retrabajo en la documentación.
Se Implemento una experiencia digital organizada y ágil para el equipo comercial mediante un flujo documental predefinido.
Esto permitió estandarizar y agilizar el proceso de solicitud de viáticos y comprobación de gastos.
TECNOLOGÍAS APLICADAS O DE SOPORTE:
Adobe Acrobat Sign Enterprise
Se utilizó para diseñar flujos de trabajo, plantillas documentales, grupos de usuarios y segmentación.
Power Automate
Utilizado para el archivado externo de la documentación y la automatización de procesos.
Aumento de la productividad, agilidad y certeza de la información documentada.
El equipo comercial logra obtener aprobaciones a tiempo para los viajes.
La gerencia comercial tiene visibilidad sobre los viajes y el presupuesto del equipo.
Tesorería centraliza la información necesaria para la aprobación y reembolso de gastos, garantizando la exactitud de los detalles.
La implementación de la tecnología de Adobe Acrobat Sign ha transformado por completo el proceso de solicitud de viáticos y comprobación de gastos, brindando eficiencia, agilidad y transparencia en cada etapa.
Este caso demuestra cómo la adopción de soluciones tecnológicas puede optimizar los procesos internos de una empresa y mejorar la experiencia de los colaboradores.
¿En tú compañia se ha presentado una situación similar?
Contáctanos para ayudarte