¿Firmas a mano todavía? Así modernizó su gestión de activos una empresa de TI
Sector: Servicios TI
Ubicación: México
Perfiles involucrados: Dirección General, Gerente de Sistemas, Gerente de Operaciones
Antes: Procesos lentos, errores y complicaciones documentales
La gestión de activos fijos se realizaba de forma manual, con envío individual de documentos a cada colaborador.
Cada registro requería intervención humana, lo que generaba errores, retrasos y pérdida de control.
La firma y recopilación de los documentos era tediosa, dificultando el seguimiento y almacenamiento adecuado.
Los responsables de TI enfrentaban un proceso desgastante y propenso a errores administrativos.
Estas ineficiencias ponían en riesgo el control del patrimonio tecnológico y afectaban la transparencia en la gestión de recursos.
Después: Un sistema automatizado que asegura trazabilidad y eficiencia
Power Automate como núcleo de automatización
Extracción automática de datos desde Excel.
Generación dinámica de cartas de asignación con Acrobat Sign Enterprise.
Firma electrónica y envío automatizado a cada colaborador.
Repositorio centralizado en OneDrive
Almacenamiento seguro y estructurado de todos los documentos.
Acceso rápido para auditorías o revisiones internas.
Control y trazabilidad total de los activos asignados.
Documentos personalizados sin intervención manual
Flujo estandarizado y continuo sin necesidad de edición individual.
Reducción significativa de errores humanos.
Mejora en los tiempos de respuesta del área de TI.
Esta transformación permitió a la empresa asegurar un control mucho más riguroso de sus activos, mientras liberaba al equipo de tareas repetitivas.
Resultados obtenidos
Reducción de tiempos operativos:
Proceso automatizado de principio a fin.
Mejora en la recolección: Documentos centralizados y firmados electrónicamente.
Seguimiento preciso: Cada activo está vinculado a su documento correspondiente.
Visibilidad total: Control completo del estado de firma y documentación en tiempo real.
Conclusión: Digitalización que optimiza la gestión del patrimonio
Con la implementación de esta solución automatizada, el equipo de TI logró eficiencia operativa, reducción de errores y transparencia en la gestión de activos fijos.
Una solución moderna que simplifica procesos clave y brinda control total desde la nube.
Descubre las tecnologías que ayudaron a alcanzar estos logros:
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