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El equipo de TI ha implementado un proceso innovador y automatizado para la gestión de activos fijos, optimizando la manera en que se comunican y registran los activos asignados a cada colaborador.
A través de este proceso, se generan automáticamente comunicaciones personalizadas para cada empleado, detallando los activos fijos bajo su custodia.
Cada colaborador recibe una carta con la descripción de sus activos asignados, la cual debe ser firmada y devuelta electrónicamente.
Estos documentos firmados se almacenan de manera segura en un repositorio centralizado en OneDrive, facilitando su registro y seguimiento.
Procesos Manuales: Los envíos de documentos y las actualizaciones de información se realizaban manualmente, consumiendo tiempo y recursos.
Ineficiencia en la Carga de Datos: La inserción manual de datos en documentos y plantillas generaba errores y retrasos.
Complicaciones en la Gestión de Documentos: La recopilación y descarga individual de documentos firmados era un proceso tedioso y propenso a errores.
La solución integró Power Automate para automatizar todo el proceso.
Los datos de los activos fijos, almacenados en una hoja de Excel, se extraen automáticamente y se insertan en plantillas personalizadas en Acrobat Sign.
Estos documentos se envían electrónicamente para su firma, y una vez completados, se almacenan de forma centralizada en OneDrive, asegurando su fácil acceso y control.
TECNOLOGÍAS APLICADAS O DE SOPORTE:
Power Automate
Excel
One Drive
Acrobat Sign Enterprise
Reducción en los tiempos de procesamiento
Mejora en la eficiencia en la recopilación
Mejora el seguimiento de los acuerdos relacionados a los activos
Visibilidad completa de todos los documentos
Este proceso de automatización ha transformado la gestión de activos fijos, reduciendo drásticamente los tiempos operativos y minimizando errores, al tiempo que mejora la transparencia y el control en la administración de estos recursos clave.
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